Susirinkimų organizavimo niuansai

Ieškai bet kokios priežasties surengti susirinkimą? Galbūt netgi šį pirmadienį? Tačiau Anna Tims įspėja, kad dažnai tai tik laiko švaistymas.

Neturiu laiko. Einu į susirinkimą.

Taip turbūt iššvaistysi tik dar daugiau laiko ir jėgų. „Dauguma susitikimų yra beverčiai ir kainuoja daug laiko ir energijos”, teigia Scott Belsky, knygos „Making things happy” autorius. „Prasidėjus susirinkimui sustoja visi kiti darbai”.

Ir tu tik dabar man tai sakai? Aš ką tik užsakiau kavos ir sausainių dvidešimčiai asmenų.

Ar kada savęs klausei, kam rengi tuos visus susirinkimus. Tiesiog iš įpročio? O galbūt nežinai, kas vyksta aplinkui ir taip tikiesi pajusti, kokia atmosfera vyrauja komandoje?

Ian Price, knygos „The Activity Illusion” autorius, svarsto, kas skatina dažnų susirinkimų rengimą. Price teigia, kad pirmiausia jie yra puikus būdas imituoti darbą. Taip pat bandoma sukurti įspūdį, jog visi svarbiausi įmonės sprendimai priimami kartu visiems susėdus prie konferencijų stalo. Tačiau jeigu pažiūrėsime atidžiau, pamatysime, kad kai kurie posėdžio dalyviai prie bendrų sprendimų „prisideda” susikoncentravę į Facebook tinklapį ar užsiimdami kita pašaline veikla. Barack Obama prieš posėdžio pradžią netgi liepia savo komandai BlackBerry telefonus sumesti į krepšį, kad visi galėtų sutelkti dėmesį į svarstomus klausimus.

Mano komanda jaustųsi „nuoga“ be savo skaitmeninės amunicijos.

Gal ir ne, bet galbūt gali susitarti su savo komanda, kad jeigu jau jie valandai palieka dienos darbus, privalo laikytis tvarkos ir sukoncentruoti dėmesį. Netgi galėtumėte visi draugiškai susirinkimo metu išjungti telefonus.

Negalima naudoti netgi Power Point skaidrių prezentacijos?

Power Point išvis galėtumėte atsisakyti. Jeigu to padaryti nepavyksta, turėtumėte apsiriboti daugiausia šešiomis skaidrėmis. Žmogaus protas negali tinkamai susikoncentruoti, jeigu jam informacija pateikiama tiek tekstu, tiek žodžiu.

Jeigu susirinkimas tik priemonė apsikeisti informacija ir nuomone tam tikru klausimu, galima visa tai padaryti elektroniniu paštu.

Jeigu nusprendėte surengti susirinkimą, tiksliai suplanuokite jo eigą bei numatykite, kokių rezultatų siekiate. Price rekomenduoja susirinkimo pabaigoje paklausti, ar susirinkimas buvo naudingas, kaip būtų galima patobulinti posėdžio darbotvarkę.

Bet kaip gi komandos tarpusavio ryšio sutvirtinimas?

Jeigu jūsų susirinkimų tikslas yra sutvirtinti komandos santykius, turite tai suprasti ir organizuoti tam skirtus susirinkimus, kurie nebūtinai turi būti biure. Galite tiesiog kartu papietauti.

Jeigu rengiate susirinkimą, kad aptartumėte dalykinius reikalus, taip pat nebūtina „prisiklijuoti” prie stalo. Tikslingam, produktyviam susitikimui tereikia dešimt minučių, todėl nereikia jo ištempti iki valandos ar daugiau. Posėdis turėtų prasidėti nustatytu laiku ir baigtis kaip galima greičiau.